No Image

Эксель поиск по двум условиям

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
22 января 2020

Функция ВПР (Вертикальный ПРосмотр) ищет по таблице с данными и на основе критериев запроса поиска, возвращает соответствующее значение с определенного столбца. Очень часто необходимо в запросе поиска использовать сразу несколько условий. Но по умолчанию данная функция не может обработать более одного условия. Поэтому следует использовать весьма простую формулу, которая позволит расширить возможности функции ВПР по нескольким столбцам одновременно.

Работа функции ВПР по нескольким критериям

Для наглядности разберем формулу ВПР с примером нескольких условий. Для примера будем использовать схематический отчет по выручке торговых представителей за квартал:

В данном отчете необходимо найти показатель выручки для определенного торгового представителя в определенную дату. Учитывая условия поиска наш запрос должен содержать 2 условия:

  1. – Дата сдачи выручки в кассу.
  2. – Фамилия торгового представителя.

Для решения данной задачи будем использовать функцию ВПР по нескольким условиям и составим следующую формулу:

  1. В ячейке С1 введите первое значение для первого критерия поискового запроса. Например, дата: 22.03.2017.
  2. В ячейку C2 введите фамилию торгового представителя (например, Новиков). Это значение будет использоваться в качестве второго аргумента поискового запроса.
  3. В ячейке C3 мы будем получать результат поиска, для этого там следует ввести формулу:
  4. После ввода формулы для подтверждения нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+Enter, так как формула должна быть выполнена в массиве.

Результат поиска в таблице по двум условиям:

Найдена сумма выручки конкретного торгового представителя на конкретную дату.

Разбор принципа действия формулы для функции ВПР с несколькими условиями:

Первым аргументом функции =ВПР() является первым условием для поиска значения по таблице отчета выручки торговых представителей. Во втором аргументе находится виртуальная таблица создана в результате массивного вычисления логической функцией =ЕСЛИ(). Каждая фамилия в диапазоне ячеек B6:B12 сравнивается со значением в ячейке C2. Таким образом в памяти создается условный массив данных с элементами значений ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Потом благодаря формуле, в памяти программы каждый истинный элемент заменяется на 3-х элементный набор данных:

  1. элемент – Дата.
  2. элемент – Фамилия.
  3. элемент – Выручка.

А каждый ложный элемент в памяти заменяется на 3-х элементный набор пустых текстовых значений (""). В результате создается в памяти программы новая таблица, с которой уже будет работать функция ВПР. Она игнорирует все пустые наборы данных элементов. А непустые элементы сопоставляются со значением ячейки C1, использованного в качестве первого критерия поискового запроса (Дата). Одним словом, таблица в памяти проверена функцией ВПР с одним условием поиска. При положительном результате сопоставления функция возвращает значение элемента из третьего столбца (выручка) условной таблицы. Это происходит потому, что в третьем аргументе указывается номер столбца 3 из которого берутся значения. Стоит отметить что для просмотра в аргументах функции указывается целая таблица (во втором аргументе), но сам поиск всегда идет по первому столбцу в указанной таблицы.

А из какого столбца брать возвращаемое значение указывается уже в третьем аргументе.

Число 0 в последнем аргументе функции указывает на то, то совпадение должно быть абсолютно точным.

Постановка задачи

Если вы продвинутый пользователь Microsoft Excel, то должны быть знакомы с функцией поиска и подстановки ВПР или VLOOKUP (если еще нет, то сначала почитайте эту статью, чтобы им стать). Для тех, кто понимает, рекламировать ее не нужно 🙂 — без нее не обходится ни один сложный расчет в Excel. Есть, однако, одна проблема: эта функция умеет искать данные только по совпадению одного параметра. А если у нас их несколько?

Предположим, что у нас есть база данных по ценам товаров за разные месяцы:

Нужно найти и вытащить цену заданного товара (Нектарин) в определенном месяце (Январь), т.е. получить на выходе152, но автоматически, т.е. с помощью формулы. ВПР в чистом виде тут не поможет, но есть несколько других способов решить эту задачу.

Читайте также:  Топ игр для приставок

Способ 1. Дополнительный столбец с ключом поиска

Это самый очевидный и простой (хотя и не самый удобный) способ. Поскольку штатная функция ВПР (VLOOKUP) умеет искать только по одному столбцу, а не по нескольким, то нам нужно из нескольких сделать один!

Добавим рядом с нашей таблицей еще один столбец, где склеим название товара и месяц в единое целое с помощью оператора сцепки (&), чтобы получить уникальный столбец-ключ для поиска:

Теперь можно использовать знакомую функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска склеенной пары НектаринЯнварь из ячеек H3 и J3 в созданном ключевом столбце:

Плюсы : Простой способ, знакомая функция, работает с любыми данными.

Минусы : Надо делать дополнительный столбец и потом, возможно, еще и прятать его от пользователя. При изменении числа строк в таблице — допротягивать формулу сцепки на новые строки (хотя это можно упростить применением умной таблицы).

Способ 2. Функция СУММЕСЛИМН

Если нужно найти именно число (в нашем случае цена как раз число), то вместо ВПР можно использовать функцию СУММЕСЛИМН (SUMIFS) , появившуюся начиная с Excel 2007. По идее, эта функция выбирает и суммирует числовые значения по нескольким (до 127!) условиям. Но если в нашем списке нет повторяющихся товаров внутри одного месяца, то она просто выведет значение цены для заданного товара и месяца:

Плюсы : Не нужен дополнительный столбец, решение легко масштабируется на большее количество условий (до 127), быстро считает.

Минусы : Работает только с числовыми данными на выходе, не применима для поиска текста, не работает в старых версиях Excel (2003 и ранее).

Способ 3. Формула массива

О том, как спользовать связку функций ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH) в качестве более мощной альтернативы ВПР я уже подробно описывал (с видео). В нашем же случае, можно применить их для поиска по нескольким столбцам в виде формулы массива. Для этого:

  1. Выделите пустую зеленую ячейку, где должен быть результат.
  2. Введите в строке формул в нее следующую формулу:

  • Нажмите в конце не Enter, а сочетание Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу не как обычную, а как формулу массива.
  • Как это на самом деле работает:

    Функция ИНДЕКС выдает из диапазона цен C2:C161 содержимое N-ой ячейки по порядку. При этом порядковый номер нужной ячейки нам находит функция ПОИСКПОЗ. Она ищет связку названия товара и месяца (НектаринЯнварь) по очереди во всех ячейках склеенного из двух столбцов диапазона A2:A161&B2:B161 и выдает порядковый номер ячейки, где нашла точное совпадение. По сути, это первый способ, но ключевой столбец создается виртуально прямо внутри формулы, а не в ячейках листа.

    Плюсы : Не нужен отдельный столбец, работает и с числами и с текстом.

    Минусы : Ощутимо тормозит на больших таблицах (как и все формулы массива, впрочем), особенно если указывать диапазоны "с запасом" или сразу целые столбцы (т.е. вместо A2:A161 вводить A:A и т.д.) Многим непривычны формулы массива в принципе (тогда вам сюда).

    Наверняка все, кто знаком с функцией ВПР знают, что она осуществляет поиск заданных значений исключительно в левом столбце указанной таблицы(подробнее про ВПР можно прочитать в статье: Как найти значение в другой таблице или сила ВПР). Так же многие знают, что ВПР ищет только на основании одного значения.

    Для большего понимания смысла статьи рекомендую сначала скачать файл с примером данных и формул:
    Скачать пример:

    Tips_All_VlookupMany.xls (62,5 KiB, 4 503 скачиваний)

    Например, имеется файл с таблицей такого вида:

    И необходимо получить сумму выручки не только на основании салона, но и на основании бренда. При этом делать это автоматически, например для получения данных в такую табличку:

    Т.е. в ячейке B2 из выпадающего списка выбирается Салон, а из B3 — Бренд(подробнее про выпадающие списки можно прочесть в статье Выпадающие списки). И в зависимости от выбора должна рассчитаться сумма Выручки и должен проставиться комментарий.

    В приложенном к статье файле исходная таблица находится на листе " Отчет сентябрь ", а вторая(с выбором) на листе " Выбор ". На самом деле это не сильно принципиально, просто будет более понятна логика формул, приведенных ниже.
    Сумму по двум критериям можно найти при помощи той же СУММЕСЛИМН (SUMIFS) :
    =СУММЕСЛИМН(‘Отчет сентябрь’!$C$2:$C$67;’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67; B2 ;’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67; B3 )
    =SUMIFS(‘Отчет сентябрь’!$C$2:$C$67,’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67,Выбор!B2,’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67,Выбор!B3)
    Подробнее про поиск сумм по двум и более критериям можно прочитать в статье Функция СУММЕСЛИ, а так же СУММЕСЛИ по двум критериям.
    А вот с комментарием сложнее — там содержится текст и СУММЕСЛИМН ничего не найдет. Да и в случае, если в исходных данных есть задвоения и суммировать по определению ничего не надо СУММЕСЛИМН будет не лучшим вариантом — ведь она вернет сумму всех ячеек, удовлетворяющих условиям. А это, повторюсь — не всегда нужно.
    Здесь на помощь придет родственная с ВПР функция — ПОИСКПОЗ (MATCH) :
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;ПОИСКПОЗ( B2 & B3 ;’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67&’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67;0))
    =INDEX(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67,MATCH(B2&B3,’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67&’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67,0))
    Эта функция является формулой массива. Это означает, что вводить её в ячейки надо нажатием не просто Enter, а сочетанием трех клавиш — Ctrl+Shift+Enter. Теперь рассмотрим подробнее принцип работы этой формулы, чтобы можно было применить на любых данных. На самом деле принцип не так уж сложен. Основной упор сделан на эти две "связки":

    • B2 & B3 — здесь объединяем значение выбранного Салона(Санкт-Петербург) и Бренда(Ниссан) в одну строку, чтобы получилось "Санкт-ПетербургНиссан". За объединение двух значений отвечает амперсанд(&).
    • ‘Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67&’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67 — а здесь мы последовательно объединяем в одну строку значения двух столбцов исходных данных — Салон и Бренд. Т.е. в результате мы получим массив объединенных значений: МоскваBMW, ВоронежBMW, СамараЛексус и т.д. (именно это объединение требует, чтобы формула вводилась как формула массива) . И уже среди этих значений ищем "Санкт-ПетербургНиссан". При нахождении совпадения ПОИСКПОЗ вернет позицию строки, в которой нашел. И передаст её в ИНДЕКС. А т.к. ИНДЕКС в нашем случае возвращает значение из заданной строки указанного массива, то мы получаем требуемое.
    Читайте также:  Часы с защитной крышкой

    По шагам это будет выглядеть так:

    сначала искомые значения будут объединены в один
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;ПОИСКПОЗ( B2 & B3 ;’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67&’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67;0))
    =>
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;ПОИСКПОЗ( Санкт-Петербург & Ниссан ;’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67&’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67;0))
    =>
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;ПОИСКПОЗ( Санкт-Петербург Ниссан ;’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67&’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67;0))
    =>
    далее так же объединяем построчно значения всех столбцов для поиска значений
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;ПОИСКПОЗ( Санкт-Петербург Ниссан ;<"МоскваBMW":"ВоронежBMW":"СамараЛексус". >;0))
    =>
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;4)
    =>
    только допы

    Здесь важно следить за тем, чтобы значения в исходном массиве для поиска объединялись в том же порядке, что и искомые значения. На приложенном примере, если первым аргументом(искомое_значение) в ПОИСКПОЗ мы указали сначала Салон( B2 ) , а потом Бренд( B3 ) , то и вторым аргументом(просматриваемый_массив) мы должны указать два столбца в том же порядке — сначала Салон( ‘Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67 ), а уже потом Бренд( ‘Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67 ). Если их перепутать ошибки как таковой это не вызовет, но и значения найдены не будут.
    Так же стоит учитывать, что такая формула будет рассчитываться дольше обычной, поэтому не стоит указывать столбцы полностью( ‘Отчет сентябрь’!$A:$A ), т.к. это может повлечь за собой расчет всего одной формулы непозволительно долгое время.
    При этом очевидно, что просматривать значения можно не только из смежных столбцов, а из любых и уж точно они могут быть и первыми, и последними. И значения возвращаемые могут так же располагаться в любом столбце таблицы. И также хочу заметить, что это в примере используется только два критерия — реально их можно сделать и три, и пять, и десять. Объединяем сколько надо, указываем нужное кол-во столбцов так же с объединением и все. Но тут надо понимать, что в некоторых случаях будет оптимальнее добавить в исходные данные(те, где ищем) еще один столбец, в котором записать все данные, объединив их. Т.е. опять же на примере файла из статьи можно на листе "Отчет сентябрь" добавить формулу в столбец E: = A2 & B2
    и затем искать можно будет обычной формулой:
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;ПОИСКПОЗ( B2 & B3 ;’Отчет сентябрь’!$E$2:$E$67;0))
    =INDEX(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67,MATCH(B2&B3,’Отчет сентябрь’!$E$2:$E$67,0))
    Больше нюансов, о которых я бы хотел рассказать, нет. Все стандартно, как для обычной связки ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ .

    Читайте также:  Что такое дата центры и их назначения

    В приложенном к статье примере приведен пример и с функцией СУММЕСЛИМН и с функцией ПОИСКПОЗ.
    Скачать пример:

    Tips_All_VlookupMany.xls (62,5 KiB, 4 503 скачиваний)

    P.S. Если кого-то пугает тот факт, что формулу надо вводить как формулу массива(Ctrl+Shift+Enter), то можно модифицировать формулу так:
    =ИНДЕКС(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67;СУММПРОИЗВ(МАКС(( B2 =’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67)*( B3 =’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67)*(СТРОКА( $B$2:$B$67 )-1))))
    =INDEX(‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67,SUMPRODUCT(MAX((B2=’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67)*(B3=’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67)*(ROW($B$2:$B$67)-1))))
    Здесь вместо ПОИСКПОЗ роль поиска номера строки в массиве ‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67 играет СУММПРОИЗВ. Сам принцип работы СУММПРОИЗВ я описывал в этой статье — Функция СУММЕСЛИ, а так же СУММЕСЛИ по двум критериям. К этому могу добавить лишь некоторые разъяснения(хотя если хотите понять сам принцип — лучше потратить пару минут на статью).
    ( B2 =’Отчет сентябрь’!$A$2:$A$67) — здесь значение выбранного салона сверяется со списком салонов на листе Отчет сентябрь . Где значения равны получаем значение ИСТИНА(TRUE), где отличаются — ЛОЖЬ(FALSE).
    ( B3 =’Отчет сентябрь’!$B$2:$B$67) — здесь значение выбранного бренда сверяется со списком брендов на листе Отчет сентябрь . Где значения равны получаем значение ИСТИНА(TRUE), где отличаются — ЛОЖЬ(FALSE).
    В результате перемножения этих двух выражений мы получим массив 1 и 0(1 будет там, где бренд и салон совпали, 0 — где различаются), т.к. ИСТИНА для Excel по сути =1, а ЛОЖЬ =0.
    Далее полученный массив единиц и нулей перемножаем на выражение: СТРОКА( $B$2:$B$67 ) . Это выражение дает нам массив номеров строк т.к. в выражении берется номер строки на листе, а нам нужен номер в диапазоне ‘Отчет сентябрь’!$D$2:$D$67 , то мы еще вычитаем 1(т.к. диапазон у нас начинается со второй строки). С таким же успехом можно было не вычитать, а либо все диапазоны взять с первой строки, либо указать так: СТРОКА( $B$1:$B$66 )
    Полученный массив строк перемножаются на массив единиц и нулей салона и бренда. В результате получим номер строки, умноженный на 1 там, где салон и бренд равны искомым, и на ноль там, где отличаются. И в итоге массив номеров строки и нулей. И из этого отбирается максимальный номер строки.
    По сути, это уже решает проблему поиска, но если значений, подходящих под условия больше одного, то именно такой результат может быть(даже скорее всего будет) неверным. Чтобы этого избежать мы применяем функцию МАКС (MAX) , чтобы в результате из всех строк была отобрана только максимальная. Т.е. в результате мы получим не первое совпадение из всех возможных, а последнее.
    Так же рекомендую ознакомиться со статьей Как просмотреть этапы вычисления формул, чтобы можно было самостоятельно поразбираться в принципах работы формул.

    В сети можно найти так же решения при помощи макросов(VBA), но далеко не всегда есть возможность использовать макросы в файлах.

    Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Комментировать
    0 просмотров
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Это интересно
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    Adblock detector