No Image

Шаблоны для текстового документа

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
22 января 2020

В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида. Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов. Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления изменяемой части. Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и стили.

Открытие шаблона

В программах пакета Microsoft Office 2010 – Word, Excel и PowerPoint, шаблоны можно найти, используя вкладку Файл опциюСоздать. В открывшемся окне, можно выбрать не только Новый документ, но и Шаблон документа. Шаблоны, размещенные не только на локальном жестком диске, но и на веб-сайте Office.com, представлены в виде списка по категориям. Используя левую клавишу мыши, выбираем необходимую категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны. Для просмотра шаблонов в выбранной категории, устанавливаем курсор на имя шаблона и его содержимое открывается в Окне просмотра документов. Если данный шаблон соответствует задачам, которые с его помощью необходимо решить, нажимаем на командную кнопкуСоздать. Если данный шаблон размещен на портале Office . com , в этом случае для открытия выбранного шаблона в редакторе MS Word используем командную кнопку Загрузить.

Создание шаблона

Разработать новый вид шаблона возможно на основе существующего документа или шаблона. Рассмотрим алгоритмы разработки шаблонов.

Создание шаблона на основе пустого документа

Откройте вкладку Файл и выберите опцию Создать.

В открывшемся окне, выберите Новый документ и нажмите командную кнопку Создать.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Если есть необходимость, можно также добавить элементы управления содержимым, такие как: выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

Используя вкладку Файл, выберите опцию Сохранить как…

В открывшемся диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

Указываете место, где будет сохранен файл, а именно, папка «Шаблоны»

В поле «Тип файла» из открывающегося списка выбираете, «Шаблон Word (.dotx)» или «Шаблон Word 97-2003(.dot)».

В поле «Имя файла» указываете имя файла нового шаблона.

Сохраняете выбранные изменения, используя командную кнопку Сохранить.

Закрываете окно диалога.

Создание шаблона на основе существующего документа

Откройте вкладыш Файл и выберите опцию Создать.

В окне Создать выберите группу Доступные шаблоны, далее опцию Из существующего документа.

Выберите шаблон или документ, который может быть использован как шаблон, и нажмите кнопку Создать новый.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Сохраняем изменения, используя вкладкуФайл и опцию Сохранить как…

В диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

выберите место, где должен размещаться разработанный файл — в разделеMicrosoft Word выберите значение Шаблоны;

укажите имя файла нового шаблона,

полеТип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

Добавление к шаблону стандартных блоков

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования.

Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Откройте шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям.

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить указываете новое имя шаблона.

Шаблон готов к применению.

Запрет изменений в шаблоне

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления.

Алгоритм защиты элементов шаблона:

Откройте шаблон, к элементам управления которого необходимо добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

Читайте также:  Телефон с лисичкой сзади wileyfox swift

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группа

Далее на вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установка флажка Содержимое нельзя редактировать позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Данные параметры могут быть использованы для защиты текста, если он включен в шаблон.

Использование пароля для шаблона

Установка защиты документа паролем позволяет выполнять редактирование Элементов управления содержимым только пользователям, создавшим данный документ. Это обеспечивает грамотный документооборот в организации. Алгоритм установки пароля:

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включить защиту левой клавишей мыши выберите командную кнопку Да, включить защиту.

В открывшемся диалоговом окне Включить защиту выберите радио кнопку Пароль

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его в нижнем поле Подтверждение пароля.

ВНИМАНИЕ. Если пароль не введен , изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Шаблон – это модель для создания нового документа. В шаблоне хранятся разнообразные элементы, составляющие основу документа Word:

  • постоянный текст, графика документа вместе с назначенными им атрибутами формата ;
  • параметры печатной страницы документа;
  • список доступных стилей;
  • макрокоманды (последовательность действий автоматизирующих работу с документом) ;
  • элементы автотекста для вставки в документ текстовых или графических фрагментов ;
  • пользовательские панели инструментов, меню и сочетания клавиш.

При создании нового документа некоторые из этих элементов (например, текст и стили) копируются в него из выбранного шаблона. Другие элементы (автотекст, макросы) хранятся в шаблоне. Шаблоностается присоединенным к документу, и последний имеет доступ к его элементам.

Шаблон “Обычный” служит для хранения стандартных параметров форматов документа Word , стандартных меню, панелей инструментов, определений стандартных стилей. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне “Обычный”, доступны в любом документе. Сам шаблон хранится в файле Normal.dot в папке Шаблоны.

Для создания документа, базирующегося на другом шаблоне, нужно выполнить команды меню Файл – Создать – выбрать шаблон по своему усмотрению.

Замечание : Документ может обратиться к любому элементу, хранящемуся в его шаблоне. Документ также имеет доступ к любому элементу шаблона “Обычный” . Наконец, документ может обратиться к любому документу произвольного шаблона, который был по желанию пользователя загружен как общий шаблон .
содержание темы

Параметр Общие шаблоны указывает на расположение общих для сети шаблонов . Данные шаблоны располагаются на сервере с ограниченным правом доступа и имеют атрибут только для чтения.
содержание темы

I способ. Изменение документа и сохранение его в виде шаблона .

  1. Откройте документ, на основе которого создается новый шаблон .
  2. Выполните команды меню Файл – Сохранить как
  1. в поле Тип файла укажите значение Шаблон документа ;
  2. в поле Папка необходимо выбрать папку, в которой будет храниться ваш шаблон;
  3. в поле Имя файла укажите название нового шаблона.
  • Добавьте текст и рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на данном шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.
  • Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
  • Сохраните изменения.
  • Замечание : Элементы автотекста и макросы, создаваемые в документе, основанном на шаблоне “Обычный”, всегда сохраняются в шаблоне “Обычный”. Даже если вы сохраните новый документ как шаблон. Чтобы сделать эти элементы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сначала сохраните документ как шаблон, и только потом создавайте элементы автотекста и макросы.

    II способ. Модификация существующего шаблона и сохранение его под новым именем .

    1. Выполните команды меню Файл – Создать .
    2. Установите переключатель Создать в положение Шаблон .
    3. Выберите нужный шаблон на вкладышах окна “Создание документа”.
    4. Нажмите кнопку ОК.
    5. Внесите все необходимые изменения.
    6. Сохраните шаблон.

    III способ. Создание нового шаблона в процессе работы над документом.

    Читайте также:  Цветовое пространство yuv 601 709 obs

    Создание нового шаблона схоже с созданием нового документа. Только в данном случае вы готовите тот текст и те изображения, которые должны появляться в каждом документе, создаваемом с помощью данного шаблона.

    Схема создания шаблона

    Проанализируйте типичные образцы документов, которые вы собираетесь создавать по шаблону. Ответьте на вопросы:

    • Какие фрагменты одинаковы во всех образцах?
    • Может быстрее форматировать однотипный текст с помощью полей (текущая дата, поля слияния и т.д.)?
    • Как оформлены документы? Например, оформление заголовков, оформление текста документа, дополнительный интервал до и после таблицы, цитаты в кавычках и т.д.
    • Какие команды применяются чаще всего? Какие вообще не используются?

    Создание (2 этап)

    1. Выполните команды меню Файл – Создать.
    2. В окне диалога Создание документа установите переключатель Создать в состояние Шаблон.
    3. Введите текст и изображения которые будут повторятся во всех создаваемых документах.
    4. Вставьте поля для однотипных элементов текста, но в тоже время уникальных (текущая дата, ФИО адресата и т.д.).
    5. Создайте элементы автотекста (стандартные фразы приветствия, прощания и т.д.).
    6. Настройте элементы форматирования (колонки, обрамление, отступы, межстрочный интервал и т.д.) и стили. Чтобы увязать воедино все стили, воспользуйтесь полем Стиль следующего абзаца в окнах Создание стиля , Изменение стиля.
    7. Настройте панели инструментов с помощью команд меню Вид – Панели инструментов ( отображение панелей) и Сервис – Настройки (создание пользовательских панелей).
    8. Сохраните шаблон.
  • содержание темы
  • Последний способ изменения шаблонов — открыть файл шаблона и отредактировать его так, как редактируется документ. Для этого :

    1. Выполните команды Файл – Открыть .
    1. в поле Тип файла укажите Шаблон документа ;
    2. в поле папка укажите месторасположение шаблона (если это не стандартная папка для хранения шаблонов).
  • Отредактируйте и отформатируйте шаблон теми же приемами, которыми вы пользуетесь для работы с документами.
  • Сохраните шаблон.
  • содержание темы

    Для открытия окна организатора выполните команды меню Сервис – Шаблоны и надстройки – кнопка Организатор . В окне Организатор выберите вкладку, соответствующую типу элемента шаблона, с которым вы хотите работать (см Рис.) и выполните нужные операции (следуйте инструкциям на рисунке).

    В делопроизводстве любого предприятия или организации большинство документов яв­ляется стандартными, т.е. такими, содержание и оформление которых подчиняется, во-пер­вых, ГОСТам, во-вторых, типовым инструкциям, и, наконец, некоторым внутренним прави­лам и требованиям.

    При использовании персональных компьютеров для создания стандартного документа используются шаблоны. Шаблон – это макет документа, определяющий его структуру (состав и расположение реквизитов) и оформление.

    Создание стандартных документов в MSWordосновано на технологиисоздания и ис­пользования шаблонов.

    Использованиевстроенных шаблоновприменяется по умолчанию. Например, при за­грузкеWordзагружается шаблон документаОбычный, который хранится в файлеNormal.dot. Это многоцелевой, автоматически загружаемый шаблон, доступный любому документу. Он хранит стандартные пара­метры настройкиWord, стан­дартные параметры страниц, абзацев, стандартные меню, панели инструментов, списки автотекстов, макросы, но не определяет структуру доку­мента.

    Другие стандартные (встроенные) шаблоны можно применить, выполнив ко­манду Файл-Создать–Об­щие. В окне Шаблоны (см. рисунок) имеются шаблоны текстовых документов различных ти­пов.

    В последней версии Word необходимо использовать меню Файл-Создать-Шаблоны.

    Несмотря на большое количество предлагаемых типов шаблонов, не всегда имеются нужные нам. Поэтому приходится создавать собственные шаблоны документов.

    Шаблон, или макет документа, может включать:

    постоянные реквизиты и тексты, их оформление расположение;

    постоянную графику, например, логотип фирмы, или уголковый штамп;

    указание местоположения и оформление переменных реквизитов;

    библиотеки автотекстов, содержащие стандартные словосочетания, обороты, текстовые фрагменты и др.;

    макросы-программы, выполняющие автоматически набор стандартных действий;

    поля Word, поля форм;

    элементы управления (флажки, кнопки, переключатели, списки, счетчики), панели инстру­ментов.

    Шаблоны MSWordхранятся в файлах типа .dotв каталогеШаблоныи его подкаталогах (папках). Их можно создаватьна основе существующих шаблоновили путемредактированияимеемого шаблона. Недостатком этих способов является то, что такие шаблоны не "жесткие". Они могут изменяться случайно или преднамеренно, потому не могут служить основой соз­дания документов. Чтобы полностью исключитьвозможность изменения видаи стандарта документа, нужно создавать шаблон в видеформы.

    Читайте также:  Эффекты для перехода видео

    Форма – это документ определенной структуры, содержащий защищенные об­ласти с постоянными неизменяемыми данными и области, подлежащие заполнению, которые организуются как поля форм.

    Поля форм – это особый объект MS Word для ввода значений переменных рек­визитов в документ.Для работы с полями форм используется инструментальная панельФормы(рисунок).

    В последней версии Word использовать меню: Разработчик Инструменты из предыдущих версий Формы из предыдущих версий.

    Поля форм могут быть трех типов: текстовые, "флажок", список (слева в панели Формы).

    Текстовые поля[ab]могут принимать любой текст, длиной не более 32767 символов, числа, даты или формулы.

    Флажок–это переключатель, позволяющий выбрать одно из двух значений по принципу "да/нет".

    Список– перечень значений в рамке, позволяющий сделать один выбор из множества. Если список большой, его можно прокручивать.

    При использовании полей форм в документе можно запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм. Это делается пунктом меню Сервис-Установить защиту, или с помощью кнопкиЗащита("замок") на панелиФормы. При этом весь остальной документ защищается от изменений. Это и есть "жесткий" шаблон.

    Последовательность создания шаблона-формы.

    Создается документтого типа, для которого нужно создать шаблон (напри­мер, приказ).

    Вводятся и оформляются все постоянные и переменные реквизиты.

    Выполняется пробная печать, документ проверяется на соответствие всем требованиям.

    При необходимости производится корректура документа. Документ сохраняется.

    Выделяются значения переменных реквизитов, и на их местовставляются поля формнуж­ных типов. Для каждого поля можно задать параметры (нажав кнопкуПараметры поля формыили вы­звав пунктСвойстваиз контекстного меню поля).

    Для текстового поля можно ввести Текст по умолчанию (подсказку или начальное значение).

    Для флажка можно задать размеры и начальное состояние – снят/установлен.

    Для поля со списком задают какие-либо элементы списка.

    Поля формы на экране могут затеняться (кнопка Затенение полей формыпанелиФормы) для того, чтобы их было легче различать.

    Устанавливаетсязащита, запрещающая любые изменения, кроме ввода данных в поля форм кнопкойЗащитапанелиФормыили путем менюСервис-Установить защиту-За­претить любые изменения, кромеввода данных в поля форм, нажать кнопку ОК. При необходимости можно задать пароль. Защита – очень важный шаг, так как поля форм становятся доступными только после установления защиты.

    В последней версии Word для защиты шаблона-формы в меню Разработчик Защитить документ Ограничить редактирование выбирается способ редактирования документа Ввод данных в поля форм (рис.).

    Созданный документ сохраняетсякак шаблон:Файл-Сохранить как. -тип файла:Шаблондокумента. Задать имя, нажать кнопкуСохранить.

    Закрывается шаблон: Файл-Закрыть.

    В дальнейшем созданный шаблон-форма будет доступен при выполнении команды Файл-Создать. При создании документа на базе такого шаблона можно вводить данные только в поля форм (см.рисунок ниже). Шаблон, построенный таким образом, является "жестким", не допускающим какого-либо произвола при создании документа. Переход по полям осуще­ствляется мышкой, клавишейTab(в той последовательности, в которой эти поля наносились на форму), или сочетанием клавишShift+Tab(обратно).

    Шаблоны-формы часто создаются на базе таблиц, если шаблон имеет ячеистую струк­туру (как это показано на рисунках сверху и снизу). Это бывает очень часто. Сначала создается таблица с набором столбцов и строк (Таблица-Вставить-Таблица, указать число строк и столбцов). [В последней версии Word: Вставка-Таблица.] Затем, выделяя нужные ячейки или группы ячеек,изменяютих размеры, делают невидимыми или толстыми соответствующие границы, объединяют нужные ячейки. Затем надо вставить в нужные местапостоянныереквизиты и необходимые для вводапеременныхреквизитовполя форм, а затемустановить защиту.

    Ниже приведен пример шаблона-формы Анкета, в которой два поля (типа Флажоки типаСписок) имеют заданные по умолчанию параметры, полеДата рожденияимеет типДатас заданным форматом, остальные поля текстовые – в каждом заданы собственные параметры. Например, для поля "Фамилия, . " задан формат текста: Первые прописные.

    Комментировать
    0 просмотров
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Это интересно
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    Adblock detector